Ny organisering av fylkeskommunen – fremtidens oppgaveløsning

Bring oss i front er et ambisiøst prosjekt for utvikling av organisasjonen. Prosjektet omfatter hele Nordland fylkeskommune.  

Fylkesrådet ønsker å reorganisere Bring oss i front. Prosjektet er et utviklingsprosjekt som skal bidra til at Nordland fylkeskommune er en god og relevant samfunnsutvikler, og at organisasjonen som helhet er utviklingsrettet og ivaretar oppgaver og tjenestetilbudet på en effektiv og god måte. Organisasjonen skal være tilpasset de nye økonomiske rammene og innebærer et betydelig økonomisk nedtrekk. 

 

Samfunnet er i rask endring. Regionreformen med krav til helhetlige grep, bedre samordning og behov for å tilpasse virksomheten til trangere økonomiske rammer er viktige forutsetninger. Forventninger fra brukerne og krav til effektivisering krever nye løsninger. Digitalisering gir muligheter til å løse oppgaver på helt nye måter.  

De samlede utfordringene krever en helhetlig tilnærming. For å være relevant og ivareta de nye oppgavene skal det foretas en gjennomgang av fylkeskommunens egen organisering og arbeidsmåter. Fylkesrådet understreker at tilgjengelige ressurser skal utnyttes bedre. Det må prioriteres strammere i årene framover samtidig som kvaliteten på tjenestene skal forbedres.  

Økt digitalisering skal utnyttes målrettet for samordning, forbedring og forenkling av saksgang, prosesser og tjenester. 

Bring oss i front innebærer at alle etater og driftsenheter i fylkeskommunen blir berørt av omstillingen. Ledere er nøkkelpersoner i omstilling, og prosjektet organiseres derfor som et matriseprosjekt med ekstern bistand. Det skal etableres en prosjektorganisasjon med Fylkesrådet som prosjekteier. Det skal legges til rette for innspill og medvirkning fra alle ansatte.  

Målsettinger  

Målsettingen med prosjektet er at fylkeskommunen skal: 

  • utvikle en fremtidsrettet organisering av fylkeskommunens oppgaver og samfunnsutviklerrolle innenfor vedtatt økonomiplanramme 

  • levere relevante tjenester med fokus på innbyggerne i Nordland 

  • være en attraktiv og relevant samarbeidspart og samfunnsutvikler 

  • realisere gevinster gjennom effektiv struktur, smarte arbeidsmåter og økt digitalisering 

Mål:  

Bedre og relevante tjenester til Nordlands befolkning gjennom en framtidsrettet organisasjon. En organisering og kompetanse som håndterer framtidens utfordringer  

Prosjektet skal bidra til å løse de økonomiske utfordringene fylkeskommunen har i gjeldende økonomiplanperiode gjennom nødvendig omstilling av blant annet administrative oppgaver.  

  • Prosjektet skal bidra til å utvikle nye arbeidsmåter som er mer fleksible og som utnytter kompetanse og ressurser effektivt for å løse vedtatte tjenester og oppgaver. 

  • Prosjektet skal bidra til å utnytte digitalisering målrettet til samordning, utvikling av felles digitale løsninger og til informasjon og kunnskapsdeling. Prosjektet skal bidra til å utvikle en strategisk IKT-kompetanse og –forståelse i organisasjonen.   

  • Prosjektet skal bidra til å utvikle en kultur for helhetlige tilnærminger til større og komplekse utfordringer slik at fylkeskommunen som helhet finner gode og framtidsrettete løsninger.  

Prosjektet skal nå målene gjennom å foreta nødvendige kartlegginger/utredninger, beskrivelse av utfordringer og muligheter og forslag til konkrete tiltak og organisatoriske løsninger. Det skal vurderes hvilke delprosjekter og arbeidspakker som skal løses i prosjektorganisasjonen og hvilke som skal løses i linjen.  

Det kan foretas implementering av løsninger underveis i prosessen når nødvendige vedtak om dette er fattet i henhold til gjeldende delegasjon- og budsjettfullmakter.  
 

Ambisjon for prosjektet 

Fylkesrådets ambisjon er at prosjektet skal utvikle en fremtidsrettet organisering av 

fylkeskommunens oppgaver og samfunnsutviklerrolle innenfor tilgjengelige økonomiske rammer. 

Prosjektet «Bring oss i front» skal foreta en gjennomgang av egen organisering og arbeidsmåter. Fylkeskommunen skal utnytte tilgjengelige ressurser bedre og prioritere strammere i årene framover samtidig som kvaliteten på tjenestene skal forbedres. Økt digitalisering av saksgang, prosesser og tjenester skal bidra til dette. 
 

Hva skal til for en vellykket endring 

Prosjektet skal ha en helhetlig og systematisk tilnærming for å sikre signifikante og varige fordeler. Prosesser skal optimaliseres og bidra til å gi innsikt og forståelse på tvers av arbeidsoppgaver. Det må etableres en kultur med rom for prøving og feiling slik at tilbakemeldinger og erfaringer kan bidra til forbedringer og at NFK som organisasjon utvikler seg raskere dersom noe ikke fungerer etter hensikten. Prosjektet må sikres: 

  • Klare mål 

  • God forankring 

  • Kunnskapsbasert problemløsning 

Relevant tjenestetilbud 

Tjenestene skal være tilpasset behovene i Nordland. De skal være brukerrettete, fleksible og framtidsrettete. Måten tjenestene utformes på skal være i tråd med overordnete strategier og planer, være hensiktsmessige ut fra behov og ressurser, være økonomisk og miljømessig bærekraftige, effektive og inneha nødvendige utviklingsmuligheter.  

Det skal vurderes hvilke tjenester Nordland fylkeskommune skal utføre selv, i samarbeid med andre eller tilby via ekstern leverandør. Slike vurderinger skal gjøres med basis i vurdering av fylkeskommunenes lovpålagte ansvarsområder, tjenestens egenart, kvalitet, økonomi, effektiv utnyttelse av kompetanse og ressurser mm  

Det må vurderes hvordan fylkeskommunale planer og strategier kan utformes slik at de samlet ivaretar behovet for en helhetlig tilnærming til større og komplekse utfordringer slik at fylkeskommunen finner gode og framtidsrettete løsninger for Nordlandssamfunnet. 

Fremtidens oppgaveløsning 

Nordland fylkeskommune vil endre arbeidsmåter og ressursbruk for å utnytte muligheter og håndtere utfordringer på en fleksibel og effektiv måte. Det er viktig med en organisering som legger til rette for å løse oppgaver på nye måter og som gjør det enklere å effektivisere og realisere gevinster.  

  • Vi skal løse samfunnsoppdraget 

  • Vi får nye oppgaver 

  • Vi trenger ny og vital organisasjon som er tilpasset ny økonomisk virkelighet 

Konsekvensvurdering  

Organisering og gjennomføring av prosjektet medfører kostnader som må finansieres over tildelt budsjettramme. Kostnadene kan være engangskostnader, som for eksempel kostnader ved nødvendige tilpasninger av IT-systemene, innføringskostnader og personalmessige omstillingskostnader.  

Nye former for oppgaveløsning skal legge til rette for gevinster, blant annet innen administrative tjenester. 

På sikt vil den nye strukturen legge til rette for bedret måloppnåelse og lavere risiko for produksjonen, mens i omstillingsperioden anslås risikoen for stabil og sikker produksjon å være moderat. Prosjektet vil følge risikoene tett og sette inn tiltak for å minimere dem. 

Organisering av «Bring oss i front» 

Utredningsarbeidet skal være prosjektorganisert. Prosjekteier er fylkesrådet. 

Intensjonen med hovedprosjektet er å utvikle organisasjonen. For å lykkes må organisasjonen være involvert og ta aktivt del i arbeidet. Hovedprosjektet organiseres som en matriseprosjekt med tilknyttete eksterne ressurser. Dette innebærer:  

  • Linjeorganisasjonene stiller nødvendig kompetanse og ressurser til rådighet (ut over den økonomiske budsjettet som prosjektet disponerer). 

  • Nødvendige beslutninger og avklaringer om implementering må håndteres i linjen (jfr. gjeldende delegasjonsreglement og budsjettmyndighet).  

  • Involvering og medbestemmelse 

Matriseorganiseringen gir fleksibel tilgang på kompetanse, og ressursutnyttelse. Ressursbehovet i prosjektet og delprosjektene vil være variabelt i ulike faser.  

Sentrale tillitsvalgte skal medvirket gjennom møter i hht Hovedavtalen. Prosjektet skal lede utredninger i ulike arbeidsgrupper, med deltakere som sitter tett på det operative og som kjenner fagområdene godt. Prosjektet skal samtidig ha en overordnet strategisk tilnærming med tett involvering av styringsgruppe og etatsledelse.  

Ny overordnet organisering angår alle ansatte i Fylkeskommunen, og det er skal legges vekt god informasjon og kommunikasjon i prosessene. Hovedprosjektet benytter eksisterende fora og arenaer for medbestemmelse. Annen organisering av medbestemmelse vurderes for de enkelte delprosjektene.  

Klikk for stort bilde

 

 

 

Prosjekteier 

Fylkesrådet er prosjekteier og skal godkjenne strategiske føringer og overordnede planer for prosjektet. Dette innebefatter:  

  • å godkjenne prosjektets mål, mandat, økonomisk ramme, og hovedorganisering.  

  • å godkjenne eventuelle vesentlige avvik fra planer og ressurser. 

Styringsgruppen 

Styringsgruppen vedtar prosjektmandat som prosjekteier har fastsatt og følger opp at prosjektet styres i henhold til dette. Styringsgruppen har ansvar for å sørge for at prosjektet blir prioritert i organisasjonen og at medlemmene har de fullmakter som er nødvendig for å kunne gjennomføre prosjektet. Medlemmene har ansvar for avklaringer og beslutninger i prosjektet. Medlemmene er ansvarlig for nødvendig forankring. Videre arbeid med saker følger ordinære saksbehandling og endelig beslutning tas i tråd med delegasjonsreglementet. 

Styringsgruppens sammensetting 

Styringsgruppen er oppnevnt av fylkesrådsleder og består av 2 fylkesråder, 2 etatssjefer, 1 tillitsvalg - med vararepresentant for funksjonene. Fylkesrådsleder leder styringsgruppen.  

Prosjektleder har møte- og talerett. Fylkesrådets sekretariat stiller med nødvendig sekretærbistand 

Prosjektleder  

  • Prosjektleder (PL) leder hovedprosjektet og sikre gjennomføring av styringsgruppens vedtak.  

  • Prosjektleder legger frem saker for styringsgruppa for beslutning om videre behandling. 

  • PL rapporterer jevnlig status og framdrift til styringsgruppen.  

  • PL er ansvarlig for samordning av hovedprosjekt og delprosjekter 

  • PL skal ha et prosjektteam som bistår i arbeidet  

  • PL skal sørge for det legges til rette for en god dialog og godt samarbeid med prosjektteamet, delprosjektledere og FL  

Prosjektteamet 

Prosjektteamet er prosjektleders arbeidsgruppe. Prosjektteamets rolle er å bistå prosjektleder.  

Prosjektteamet skal settes sammen ut fra prosjektets behov for relevant kompetanse og ressurser tilpasset den fasen prosjektet er i. Prosjektteamet har medlemmer som hentes fra linjeorganisasjonen. Det forutsettes at etatssjefene allokerer nødvendige ressurser til teamet i forhold til prosjektets behov.  

Etatssjefenes rolle i prosjektet 

Toppledere har en nøkkelrolle i omstillingsprosesser. Etatssjefene skal ivareta nødvendig koordinering mellom prosjektet og linjen, sørge for nødvendig forankring, informasjon og implementering.  

Etatssjefene skal sørge for at prosjektet har nødvendige ressurser og kompetanse stilt til rådighet.  

Etatssjefene er prosjektansvarlige for etatsspesifikke delprosjekter.  

Inndeling av prosjekter 

Hovedprosjekt og fellesprosjekter 

Bring oss i front er hovedprosjektet, og paraply for andre tilknyttete prosjekter med felles mål.  

Med fellesprosjekter menes prosjekter for å nå mål i Bring oss i front der hovedoppdraget er felles for fylkeskommunen. Det første store fellesprosjektet er Ny organisering av fylkeskommunen tilpasset nye økonomiske rammer.  

Delprosjekter 

Med delprosjekt menes prosjekter som inngår i Bring oss i front, som går helt eller delvis på tvers av etatene, og som kan utføres med utgangspunkt i intern kompetanse og ressurser eller helt/delvis ved bruk av eksterne ressurser. 

Etatsvise prosjekter 

Med etatsvise prosjekter menes prosjekter for å nå mål i Bring oss i front, som er etatsspesifikke og ikke berører de andre etatene. Disse kan også utføres internt, eller helt/delvis ved bruk av eksterne ressurser. 

Sentrale endringsbehov 

Arbeidet i Bring oss i front skal ha fokus på Nordland fylkeskommune som samfunnsutvikler, optimal organisering og digitalisering. Gevinstrealisering skal synliggjøre kvalitet, effektivitet og økonomisk gevinst. 

Nordland fylkeskommune skal utvikles slik at den er i stand til å møte morgendagens behov og utfordringer. Den nye organisasjonsmodellen skal bidra til å realisere langsiktige strategiske mål og levere godt på samfunnsoppdraget. 

Endringer i økonomi 

Nordland fylkeskommune har et samlet omstillingsbehov i gjeldende økonomiplanperiode (2019-2022) på i alt 527,4 millioner kroner. Fylkeskommunen har en inntektsreduksjon fra 2017 til 2022 på 459 millioner kroner basert på statlig tildelingsmodell. I tillegg mister Nordland mye av de regionale utviklingsmidlene. I regjeringens forslag til statsbudsjett er det foreslått et kutt på nærmere 35 millioner fra 2018 til 2019 i disse utviklingsmidlene. Dette får konsekvenser for utviklingsprosjekter i hele Nordland. Et offensivt investeringsbudsjett fører til behov for å skaffe rom for økte renter og avdrag. De økonomiske utfordringene krever tilpassing av virksomheten til nye rammer og fordrer en effektiv, fleksibel og samtidig framtidsrettet bruk av tilgjengelige ressurser.  

Endringer i omgivelser 

Endringene i omgivelsene skjer i form av klimaendringer, endringer i arbeidsmarkedet, befolkningssammensetning og bosettingsstruktur, endringer i offentlig og privat virksomhet og ikke minst endringer i økonomiske og politiske rammebetingelser.   

Omgivelsene vil alltid være i endring, men endringene skjer nå i et helt annet tempo enn tidligere. For å være en relevant samfunnsutvikler og tjenesteprodusent må derfor fylkeskommunen også håndtere endringene i omgivelsene ved å omstille sin politikk og sine tjenester i tilsvarende tempo. Endringer innebærer både utfordringer og muligheter. Omfattende og komplekse endringer i omgivelsene krever en innovativ, helhetlig og dynamisk tilnærming for å gripe de mulighetene som oppstår.  

Dette innebærer at vi må utvikle en kultur som gjør at vi oppfatter endringene, har kompetanse til å analysere og utnytte mulighetene og raskt tilpasser mål og virksomheten. På den måten er vi ikke bare i stand til å tilpasse oss endringene i omgivelsene, men vi bidrar også til å påvirke dem til beste for Nordlandssamfunnet.  

Endringer i digitale muligheter 

Den teknologiske utviklingen gjør at man er mindre stedsavhengig enn tidligere, og det muliggjør endringer i organisering og oppgaveløsning.  Det er igangsatt og planlagt en rekke moderniserings- og utviklingsaktiviteter frem mot 2020 som vil påvirke fremtidig oppgaveløsning i vesentlig grad. Med tanke på de økonomiske utfordringene er det ønskelig å tilpasse oppgaveløsningen så snart som mulig for å sikre mulighet til å ta ut gevinster og kompetansebygging innen flere ulike områder. 

Framdrift 

Det skal utarbeides prosjektplaner med framdriftsplan og delmål for alle delprosjekter. 

Økonomi for prosjektet 

Prosjektet forutsettes gjennomført innen de rammene fylkesrådet stiller til disposisjon for prosjektet. Styringsgruppen vedtar prosjektets budsjett.  

Fant du det du lette etter?

Relaterte ressurser